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オープンセミナー実績 - システム導入コスト初期見積精度UPへの取り組み

システム導入コスト初期見積精度UPへの取り組み

カテゴリ : 
ITシステム
執筆 : 
fujieda 2011-7-7 23:58
業務システムの導入にあたっては、ITベンダーからの初期見積から、要件の増大とともにコストが膨らんでいくことが多くあります。 ITベンダーの営業の立場から、実際のプロジェクトの事例において初期見積の精度を高める為にとった方策をご紹介します。
業務システムを導入する場合商談段階ではユーザの要求仕様が明確ではないことが多くあります。 成果物として提供されるソフトウェアの仕様(機能等)について契約時のユーザ/ベンダー間の想定のずれがトラブルの原因となります。 このようなトラブルを回避する為、一般的には、多段階契約でプロジェクトを進めます。 要件定義後に再度お見積を行うことになりますがこの段階で、商談段階の初期見積から費用が膨らむことがあります。 要件定義の段階で、潜在化されていた要件が顕在化され、見積外要件が多くなってくると初期見積からのギャップが大きくなります。 このギャップが多いと、要件の削減を図るか、追加の予算の工面をすることになり調整に時間がかかり、スケジュールの見直しやプロジェクトの中断・中止といった事態が発生することもあります。 商談の段階で、 ユーザ側は、いかにベンダーに要件を明確に伝えるか ベンダー側は、いかにユーザの要件を捉えるかが重要となります。 納期と予算のコントロールは、ユーザ側・ベンダー側共通の命題です。 私はITベンダーの営業をしています。 規模が大きいパッケージソフトの導入プロジェクトで初期段階の見積精度を上げ、要件定義後の見積ギャップを出さなかった事例において、私が行った工夫点をご紹介します。  ■ユーザ側検討体制  商談段階では、検討メンバーがベンダーに要件を伝えることが多いですがエンドユーザと意見の相違があったり、要件が網羅されていない事があります。   「実業務で忙しく時間がとれない」、「コンピュータのことはよく分からない」といって参画を渋ることがあります。   初期段階でベンダーに要件を伝えることの重要性を説き、ユーザ部門のキーマン(業務の精通者であり意思決定者)に要件の確認をとっていくことが重要です。    ■ベンダー側提案体制   ユーザ企業の業務を理解しているSEが初期段階から参画していることが重要です。   ユーザ側が要件を伝えられていない場合でも、他ユーザでの経験をもとに潜在化要件を顕在化させていくことができます。   当該業務に経験が豊富であることが、ベンダー選定のポイントになりますが経験が豊富であれば、見積精度は高くなるといえます。  ■簡易FIT&GAPの実施   パッケージの場合、要件定義の契約後に業務とパッケージソフトのギャップ(標準機能で使えるか、カスタマイズが必要になるか)を分析するFIT&GAPを実施します。   このFIT&GAPの概略版を合宿形式で行います。   単に機能を確認するのではなく、どのように使うか、実際の業務を想定して検討します。このとき、上記ユーザ部門のキーマンに参画いただき、判断いただきます。   但し、このようなことは、ユーザ側・ベンダー側に負担が相応にかかりますので採用ベンダーがほぼ決まった段階での実施になると思います。 最後に: ベンダー側に精度高く要件を伝えるものとして RFP(提案要求)を作成することをお奨めします。 RFPの内容は下記のような内容になります。 ・システム導入の背景  事業の内容、環境、会社組織  経営的な課題、目標 ・システム導入の目的  前提条件、方針  解決したい課題、狙いとする効果 ・提案依頼システムの内容  システムの範囲、機能概要、機能関連図、データの流れ  必要な帳票、画面帳票のサンプル・移行データの内容  運用要件、ユーザ数、調達機器の内容、納品物の規定  役割分担、保守要件 ・システムの環境  現行システムとの関連、ネットワーク他インフラの整備状況 ・予算、スケジュール ・契約、支払に関する要項 ・提案、見積の期限 IT専任部門が不在の場合など、RFPの作成が難しい場合は ITコーディネータに相談しましょう。 本号担当:特定非営利活動法人ITC群馬 正会員      平田 啓介

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