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オープンセミナー実績 - コンカレント型BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)のご紹介

コンカレント型BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)のご紹介

カテゴリ : 
業務改善
執筆 : 
fujieda 2011-11-16 14:49
1.コンカレント型BPOとは

 通常のBPO導入プロセスは、業務標準化/効率化のためのBPR(業務改善)を実施、業務を再編成し、サービスとして切り出す部分を明確化してからBPOサービスを利用するのが一般的です。しかしながら、コンカレント型BPOではまず現状業務をそのまま引き継ぎ、作業マニュアルを作成します。その後、現状業務を把握した上でBPRを実施、最適な業務の標準化/効率化を実現させ、明確化されたノンコア業務、定型業務の部分をBPOサービスとして導入することが可能となります。
2.コンカレント型BPOのメリット

 アウトソーシングによる業務効率化を行いたいが課題も多い!
 ●BPRを行ってアウトソースする業務の仕様を作成するのは、手間・時間がかかる。
 ●業務マニュアル等標準化したいが忙しくてなかなかできない。
 ●第三者が業務分析・調査にて改善策を策定するには実現可能性等でギャップがある。

 そこで、コンカレント型BPO、そのメリットは下記のようになります。
 ●とにかく現行業務をコピーします。ここでは原則、業務改善は行わず、移管された業務を遂行し、身をもって無駄を体感しその後に改善案を検討します。
 ●このため業務量は変わりませんが、作業単価差が、発注者の第一次利益になります。
 ●改善案を実行することで、業務量が減ってさらなるコスト削減が発生しそれが発注者の第二次利益となります。
 ●受託者が自らの業務を改善するのでより多い大きい改善効果が期待できます。


3.コンカレント型BPO実行スキーム

 コンカレント型BPOサービスの実現にあたって、以下のフェーズによる段階的なサービスの構築を行います。
 (1)フェーズ1では、現状の業務フローをそのままに、オンサイトでの業務委託により業務を移管し、業務マニュアルを作成します。(移管後の社員の効果的な人員再配置を可能とします。)
 (2)業務改善での業務フローの見直し等による業務量削減、ITシステムの導入など、業務の効率化によるコスト削減を行います。
 (3)フェーズ2では対象業務を拡大するとともに、シェアードサービスセンターでの業務処理に移行し、更にTCO削減を目指します。


4.コンカレント型BPOの特徴

 (1)コスト削減の考え方、方策
   業務コスト = 人件費単価 X 業務量 X 処理能力(IT)
  1)業務委託による業務移管により、人件費単価を下げコストダウンを図ります。
  2)BPRによる業務の見直しを行い、業務量を圧縮しコストダウンを図ります。
  3)ITシステムの適用による業務の効率化により、さらなるコストダウンを目指します。

 (2)段階的な引継ぎ
   上位の社員から引継ぎを行い業務全体を把握することで、下位の引継ぎ者に対して指導、管理ができるようにし、組織としての体制の確立を同時に築けるようにします。(引継ぎを終了した社員は異動が可能となります。)

 (3)引継ぎの中で業務マニュアルを作成、確実で効率的な引継ぎの実施
   引継ぎ作業を行いながら業務マニュアルを作成し、この内容の承認を受けることで引継ぎを完了とします。

 (4)コンプライアンス/ガバナンスの確保
   業務マニュアルを作成することで業務を見える化し、責任分界点を明確化、コンプライアンス/ガバナンスを確保します。

 (5)BPRの実施(業務フロー分析、ABC分析)

   作成した業務マニュアル(WBS、業務フロー、I/O表、ToDoリスト)を基に業務の標準化、改善を行い、更なるコスト削減を実現させます。

 (6)サービス品質確保の取組み
   SLM(Service Level Management)の実行
  1)BPRによる業務フローの改革、業務の標準化を行い、SLAを設定することで、業務のモニタリング/評価を行います。
  2)PDCAサイクルの実行により、コスト削減による品質への影響をチェックし、サービス品質の確保/向上を図ります。


5.コンカレント型BPOの導入プロセス

 (1)業務分析STEP
   コア業務の明確化、定型業務の切り出しを行い、BPOの対象業務/範囲を決定します。

 (2)計画/事前準備STEP
   システムの使用状況の調査、対象業務毎の調査を行い、業務内容/難易度/業務量より、必要なスキル/レベルを把握、要員の選出を行います。
   ・上位者からの効率的な引継ぎ計画の作成
   ・業務毎の必要スキル/レベルに合わせた事前教育スケジュールを作成
   ・業務改善に繋げるための業務マニュアル作成標準の事前教育スケジュールを作成

 (3)業務引継ぎSTEP
   ・引継ぎ、業務マニュアル作成/提出マネジメント体制を確立
   ・引渡し対象者へのガイダンスの実施
   ・引渡し者の業務マニュアルチェックによる、引継ぎ完了確認の実施

 (4)委託業務運用/業務標準化STEP
   ・委託業務としての業務の受渡し方法、体制を確立
   ・現状業務を整理し、改善案を提示、業務の標準化、単純化を推進(システムによる改善を提案)

6.コンカレント型BPO導入効果

 ●一般的な、BPRを実施し業務を整理した上でBPOを導入するケースと導入期間を比較すると、本番の運用開始時期を約2ヶ月早めることができます。
 (一般的なBPOで8ヶ月間の導入期間を要する規模において)
 ●8ヶ月の導入期間のコスト比較では、若干コンカレント型BPOの方が多くなりますが、その後の4ヶ月で逆転、その後は差が出た分のコストが積算され、開きは拡大します。
 ●現状業務を現状の担当者からそのまま引継ぐことができますので、効率的な引継ぎが可能となります。
 ●業務を引継ぎ、完全に業務を把握した上でBPRを行いますので、フローの変更による影響度等を判断した上で、最適な改善を実施することができます。

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特定非営利活動法人ITC群馬正会員 下田哲也

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